מקצה לקצה: תרחיש עבודה עם דוגמה
תרחיש אחד מההתחלה ועד הסוף, עם מספרים בדויים: פותחים תקציב, מאשרים אותו, מתחייבים מול קבלן, רושמים חשבונית, מקבלים בקשת שינוי מהמזמין ומגיעים לגרסה חדשה. כל שלב מציין איזו הרשאה צריך.
במאמר זה
- שמונה שלבים, כל אחד עם הסכומים שמוצגים אחריו
- איפה כל פעולה נעשית, ואיזו הרשאה היא דורשת
השלבים
פותחים תקציב
הרשאת ניהול. ניהול ובקרה תקציבית ← בחירת הפרויקט ← יצירת תקציב. נוצרת גרסה 1 כטיוטה ריקה. ר׳ כניסה ופתיחת תקציב.
בונים סעיפים
הרשאת עריכת תקציב, בלשונית תקציב וסעיפים. פרק "שלד" עם סעיף בטון (400 מ״ק × 1,000 = 400,000), ופרק "גמרים" עם ריצוף (1,000 מ״ר × 100 = 100,000) וצבע (800 מ״ר × 25 = 20,000). סכום הגרסה: 520,000. ר׳ סעיפי התקציב.
מאשרים את גרסה 1
הרשאת אישור: אישור הגרסה. גרסה 1 היא המקורית והנוכחית, 520,000, והיא נעולה. הסטטוס עובר ל"פעיל". ר׳ גרסאות.
מגדירים רזרבה
הרשאת ניהול, בלשונית רזרבות: "בצ״מ כללי", כל התקציב, 5%. הסכום מחושב פעם אחת: 26,000. ר׳ רזרבות.
מתחייבים מול קבלן
הרשאת התחייבויות ליצירה, אישור לאישור. התחייבות "קבלן ריצוף" עם שורה אחת על סעיף הריצוף, 90,000. אחרי האישור (C-0001): מחויב 90,000, יתרה בסעיף 10,000. ר׳ התחייבויות.
רושמים חשבונית
הרשאת ביצוע בפועל לרישום, אישור לאישור. חשבונית של 60,000 מקושרת ל-C-0001, ואחרי האישור (A-0001) בפועל 60,000. החשיפה נשארת 90,000, והיתרה 10,000. ר׳ ביצוע בפועל וחשיפה, יתרה וחריגה.
המזמין מבקש ריצוף משודרג
הרשאת עריכת תקציב להצעה: + שינוי תקציב חדש, סוג תוספת, שורה על סעיף הריצוף, +30,000 (BC-001, סטטוס הוצע). הרשאת אישור מאשרת אותו. ר׳ שינויי תקציב.
מחילים ומאשרים גרסה 2
הרשאת ניהול יוצרת טיוטה חדשה (יצירת טיוטה חדשה), והרשאת אישור לוחצת החלה על טיוטת העבודה ואז אישור הגרסה. גרסה 2: 550,000 והיא הנוכחית, ו-520,000 נשאר המקורי. הסעיף הוא 130,000, והיתרה שלו מול ההתחייבות: 40,000.
מה רואים בלוח הבקרה בסוף
| הכרטיס | הערך |
|---|---|
| תקציב מקורי | 520,000 (גרסה 1) |
| תקציב נוכחי | 550,000 (גרסה 2) |
| שינוי: מקורי ← נוכחי | +30,000, כ-5.8% |
| יתרת רזרבות | 26,000 |
| סך התחייבויות | 90,000 |
| בפועל (מאושר) | 60,000 |
| חשיפה | 90,000 |
ר׳ לוח בקרה.
וריאציות נפוצות
- במקום להגדיל את התקציב: שינוי תקציב מסוג משיכה מרזרבה מעביר סכום מהבצ״מ לסעיף. בדוגמה יתרת הרזרבה היא 26,000, ולכן משיכה של 30,000 תידחה ("אין מספיק יתרה ברזרבה"), ומשיכה של 20,000 תעבור: הרזרבה יורדת ל-6,000 והסעיף גדל ב-20,000.
- אם החשבונית שגויה: אחרי האישור לא עורכים אלא הופכים (היפוך) ורושמים חדשה.
- אם השינוי שגוי אחרי שהוחל: מבטלים אותו בשינוי מקזז, בטיוטה חדשה.