הכנה לשכר: שעות, נעילה וייצוא
This article is currently available in Hebrew only.
מסך הכנה לשכר סוגר חודש: בודק בעיות, מחשב לכל עובד שעות רגילות, נוספות ושבת וחג, מאפשר לנעול את החודש ולייצא קובץ לתוכנת השכר. נדרשת הרשאת ייצוא לשכר.
במאמר זה
- בדיקת בעיות לפני ייצוא, ומה חוסם ייצוא
- כללי חישוב השעות
- נעילת חודש וייצוא לתוכנות שכר
פתיחת החודש
הכנה לשכר בלוח הבקרה (כשהוא מופעל בהגדרות). בוחרים חודש, ולוחצים בדוק. כשהמנוי פג המסך מפנה לחידוש. ר׳ מנוי.
בדיקת בעיות
| הבדיקה | מה נספר | ההשפעה |
|---|---|---|
| דיווחים ללא יציאה | דיווחי כניסה בלי יציאה בחודש (רישומי היעדרות לא נספרים) | חוסמת ייצוא |
| עריכות ידניות | דיווחים שנערכו או נוצרו ידנית | אזהרה בלבד |
| חריגות GPS | דיווחים שהמרחק השמור בהם מעל 500 מטר | אזהרה בלבד |
- כשיש בעיות מוצג "X בעיות דורשות טיפול" עם כפתור תקן שפותח את הרשימה. כשאין, "החודש תקין".
- כשיש דיווחים בלי יציאה, הייצוא כבוי: "לא ניתן לייצא - יש X דיווחים ללא יציאה. יש לתקן לפני הייצוא." מתקנים בכרטיס הדיווח. ר׳ עדכון ידני.
- חריגות GPS נבדקות רק בדיווחים עם מרחק שמור. ר׳ חריגות.
כללי חישוב השעות
לכל דיווח שיש בו כניסה ויציאה, מחשבים את משך הדיווח (יציאה פחות כניסה, בלי ניכוי הפסקות) ומחלקים אותו לפי סוג היום:
| סוג היום | שעות רגילות | נוספות 125% | נוספות 150% |
|---|---|---|---|
| יום חול | עד 8 שעות | שעתיים אחרי 8 | מעל 10 שעות |
| יום שישי וערב חג | עד 7 שעות | שעתיים אחרי 7 | מעל 9 שעות |
| שבת וחג | כל השעות נספרות כ"שעות שבת / חג", ושעות רגילות ונוספות הן 0 | ||
- החגים ואירועי ערב החג נלקחים מלוח החגים של ישראל שבמערכת.
- דיווח בלי יציאה לא נכנס לחישוב, ולכן הוא חוסם את הייצוא.
- ימי עבודה הם מספר הימים השונים שיש בהם דיווח אמיתי. ימי חופשה, מחלה והיעדרות נספרים מרישומי היעדרות יומיים, שנוצרים באישור היעדרות או ברישום ידני. ר׳ חופשות והיעדרויות.
- המסך כולל רק עובדים פעילים.
טבלת העובדים
שורה לכל עובד פעיל: מספר עובד, שם, ימי עבודה, שעות רגילות, נוספות 125% ו-150%, שעות שבת / חג, ימי חופשה, מחלה והיעדרות. לכל עובד אפשר לייצא Excel לעובד, להדפיס הדפסה / PDF, ולפתוח את הדיווחים לתיקון.
נעילת חודש
- נעל חודש מבקשת אישור ("לנעול את חודש ..."). חודש נעול מסומן "החודש נעול".
- בחודש נעול לא ניתן לערוך דיווחים או לרשום היעדרות בכרטיס הדיווח: "לא ניתן לערוך דיווחים. לעריכה נדרשת הרשאה מיוחדת ופתיחת הנעילה."
- פתח חודש מבטל את הנעילה, אחרי אישור.
- נעילה ופתיחה נרשמות ביומן הפעולות. ר׳ יומן פעולות.
- אפשר להסתיר את הנעילה בהגדרות.
הנעילה היא של המסך הזה: היא חוסמת עריכה בכרטיס דיווח. היא לא מונעת מעובד לדווח או להוסיף הערה מהאפליקציה.
ייצוא
בכרטיס יצוא של החודש הנבחר:
| הכפתור | מה מופק |
|---|---|
| Excel | קובץ Excel כללי, עם גיליון לחודש, מימין לשמאל, ועמודות: מספר עובד, שם, חודש, ימי עבודה, שעות רגילות, נוספות 125%, נוספות 150%, שבת / חג, חופשה, מחלה, היעדרות והערות |
| CSV | קובץ CSV כללי באותן עמודות של ה-Excel, כולל ימי חופשה, מחלה והיעדרות (כותרות באנגלית: Employee_ID, Work_Days, Regular_Hours ועוד) |
| Hilan, Priority, Hashavshevet, Malam, Uketz, SAP, ADP, Gusto, QuickBooks, Xero, Paychex, Sage | קובץ CSV לכל תוכנה, בכותרות ובעמודות של תבנית קבועה. בחלק מהתבניות (למשל Hilan) העמודות הן קודי שכר כמו קוד 10 רגיל וקוד 11 נוספות 125% |
- הכפתורים כבויים כשיש דיווחים ללא יציאה.
- ייצוא לתוכנות שכר ונעילת חודש מופעלים בהגדרות. ר׳ הגדרות.
- לפני שימוש בקובץ לראשונה כדאי לייצא חודש לדוגמה ולבדוק שהוא נטען בתוכנת השכר.
הצעד הבא
הגדרות