ניהול ובקרה תקציבית: מה זה ואיך זה עובד
ניהול ובקרה תקציבית הוא המקום שבו התקציב של הפרויקט חי: אומדן ראשוני, גרסאות מאושרות, שינויי תקציב, רזרבה, התחייבויות לספקים ולקבלנים, והעלות שנרשמה בפועל. בכל רגע רואים מה אושר, מה כבר מחויב, מה כבר שולם ומה נשאר.
במאמר זה
- המושגים: תקציב, גרסה, שינוי תקציב, רזרבה, התחייבות, ביצוע בפועל
- שלוש שכבות: תקציב ← התחייבות ← ביצוע בפועל, ואיך מחשבים יתרה
- מחזור העבודה, איפה נכנסים ומה חינם
המושגים
| מושג | מה זה |
|---|---|
| תקציב | תקציב אחד לכל פרויקט. בנוי מפרקים וסעיפים, והסכומים בו הם בש״ח ולפני מע״מ. ר׳ סעיפי התקציב |
| גרסה | תצלום של התקציב. יש גרסה מקורית (הראשונה שאושרה, לא משתנה), גרסה נוכחית (האחרונה שאושרה, התקציב התקף היום) וטיוטת עבודה (גרסה פתוחה לעריכה). ר׳ גרסאות |
| שינוי תקציב | בקשה מתועדת (הצעה ← אישור ← החלה) שמזיזה סכומים בין סעיפים או מוסיפה ומקטינה. ר׳ שינויי תקציב |
| רזרבה (בצ״מ) | סכום שמור שאפשר למשוך ממנו לסעיף דרך שינוי תקציב. ר׳ רזרבות |
| התחייבות | הסכם עם ספק או קבלן מול סעיפי התקציב. היא חשיפה כספית, לא תקציב נוסף. ר׳ התחייבויות |
| ביצוע בפועל | עלות שנרשמה בפועל: חשבונית, חשבון חלקי, עלות ישירה, זיכוי ועוד. ר׳ ביצוע בפועל |
| חשיפה ויתרה | החשיפה היא העלות הצפויה בלי לספור סכום פעמיים. היתרה היא תקציב פחות חשיפה. ר׳ חשיפה, יתרה וחריגה |
שלוש שכבות
התקציב הוא הבסיס. מעליו באות שתי שכבות שמראות כמה כבר ננעל וכמה כבר נרשם:
תקציב
מה תוכנן ואושר, סעיף אחר סעיף.
התחייבות
מה כבר הוסכם עם ספקים וקבלנים מול הסעיפים.
ביצוע בפועל
מה כבר נרשם כעלות, ישירות מול סעיף או מקושר להתחייבות.
בטבלת הסעיפים מתווספות אז העמודות התחייבויות, בפועל ויתרה. חריגה מסומנת בתג, אבל לעולם אינה חוסמת ואינה משנה את התקציב.
מחזור העבודה
פותחים תקציב לפרויקט
מהתפריט ניהול ובקרה תקציבית. ר׳ כניסה ופתיחת תקציב.
בונים את הסעיפים
פרקים וסעיפים, כמות ומחיר יחידה, בטיוטת העבודה הראשונה.
מאשרים את הגרסה
מרגע זה זה התקציב המאושר: מקורי ונוכחי באותה גרסה, והיא נעולה.
עובדים בשליטה
שינויים דרך שינוי תקציב וגרסה חדשה, רזרבות, התחייבויות מול סעיפים ורישום עלויות בפועל.
עוקבים בלוח הבקרה
מקורי מול נוכחי מול טיוטה, התחייבויות, חשיפה ויתרה. ר׳ לוח בקרה.
תרחיש מלא עם דוגמה מספרית: מקצה לקצה.
איפה נכנסים
- בתפריט הצד: ניהול ובקרה תקציבית. נפתח מרכז הבקרה עם כל התקציבים שמותר לך לראות.
- לחיצה על פרויקט פותחת את התקציב שלו, עם הלשוניות לוח בקרה, תקציב וסעיפים, שינויי תקציב, התחייבויות, ביצוע בפועל ורזרבות. מי שמנהל את התקציב רואה גם היסטוריית שינויים.
- המסכים בעברית ובאנגלית, לפי שפת הממשק שלך.
מה חינם
- הצפייה בנתונים תמיד פתוחה, גם כשהמנוי פג.
- לחברה יש תקופת ניסיון אחת, על התקציב הראשון שנפתח בה. לכל פרויקט נוסף נדרש מנוי חודשי לפרויקט.
- בלי מנוי פעיל, כל פעולה שכותבת נתונים נחסמת. ר׳ מנוי וניסיון.