מסמכים מבוקרים
This article is currently available in Hebrew only.
בבקרת המסמכים מנהלים נהלים, הוראות עבודה, טפסים ומדיניות כמסמכים מבוקרים: לכל מסמך גרסאות, אישור ותאריך תוקף, וההיסטוריה שלהם נשמרת.
במאמר זה
- יצירת מסמך והעלאת קובץ או כתיבת תוכן
- מחזור הגרסה: טיוטא, בדיקה, אישור
- גרסה חדשה, ארכיון ושליפה לפי תאריך
יצירת מסמך
מסמך חדש. השדות: כותרת (חובה: "יש להזין כותרת"), סוג (נוהל, הוראת עבודה, טופס, רשומה, מדיניות או אחר), אחראי, פרויקט או כלל-חברתי, תאריך סקירה ותאריך תפוגה. לכל מסמך מספר רץ.
- תוכן: העלה קובץ (עד 25MB), או הקלדת התוכן ישירות. בלי אחד מהם: "לא סופק קובץ או תוכן".
- המסמך נוצר כטיוטא, בגרסה 1.
מחזור הגרסה
שלח לבדיקה
הגרסה עוברת מטיוטא לבבדיקה.
אשר
בגרסה הנמצאת בבדיקה בוחרים תאריך תחילת תוקף. אם הוא היום או קודם, הגרסה בתוקף מיד. אם הוא עתידי, היא אושרה וממתינה לתאריך. מתועדים מי אישר ומתי.
גרסה חדשה
גרסה חדשה מחייבת סיבת שינוי, ויוצרת שורה חדשה בטיוטא. הגרסה הקודמת מסומנת הוחלף עם תאריך ההחלפה.
- גרסה לא נערכת. התוכן נשמר פעם אחת בעת היצירה, ואין מחיקה של גרסאות.
- העבר לארכיון ("האם להעביר מסמך זה לארכיון?") מוציא את המסמך משימוש, ומחק הוא מחיקה רכה שנרשמת ביומן.
- מסמך שעבר תאריך התפוגה מסומן פג תוקף, ומסמך שתאריך הסקירה שלו עבר מופיע במוכנות לביקורת.
היסטוריה ושליפה לפי תאריך
- לכל מסמך טבלת גרסאות: מספר גרסה, סטטוס, כותב, מי אישר, תאריך תחילת תוקף, תאריך החלפה, סיבת שינוי וקובץ להורדה (הורד).
- בשדה נכון לתאריך אפשר לשלוף איזו גרסה הייתה בתוקף באותו יום ("הגרסה נכון לתאריך"). אם לא הייתה: "לא הייתה גרסה נכון לתאריך זה". כך מוכיחים בביקורת איזה נוהל חל בעבר.
- המסך מסנן לפי סוג וסטטוס.
ההבדל מתוכניות הפרויקט: בקרת המסמכים כאן היא של מסמכי מערכת האיכות. תוכניות ושרטוטים של פרויקט מנוהלים במאגר התוכניות. ר׳ תוכניות.
הצעד הבא
דוחות אי-התאמה ופעולה מתקנת